الضوابط الداخلية لمدفوعات العملات المستقرة

أكثر اعتراض نسمعه أن فريقًا ماليًا من أربعة أشخاص لا يمكنه الفصل بين أي مهام. بل يمكنه، فالتقسيم يكون بحسب action، لا حسب الإدارات. يُعدّ شخص واحد دفعات السداد ويحدّث سجل الأطراف المقابلة، ويحمل شخصان آخران مفاتيح التوقيع ويعتمدان. ويتولى مسؤول السياسات دون أن يُعدّ المدفوعات. لا يجمع أحد بين صلاحية الإعداد وأغلبية مفاتيح التوقيع، وهذا هو المطلوب كله.

• المُحضِّر: يُعدّ دفعات الصرف ولا يملك تنفيذها.
• المعتمِدون: موقّعان أو أكثر، ولا يمكنهم إنشاء مستفيد.
• المسؤول: يملك السياسات والأدوار، وتتطلب تغييراته موافقة النصاب.
• مراقب: صلاحية اطلاع فقط للمدقق والمدير المالي.

تُضبط الأدوار والحدود ونصاب الموافقات مرة واحدة على مستوى المؤسسة، وتسري تلقائيًا على كل خزنة. لا يعدّل السياسة إلا المسؤولون، ويتطلب أي تعديل نصاب التوقيع نفسه المطلوب للدفع. يجري الفحص قبل الصرف، وتُصدَّر كل دفعة مع إصدار السياسة والمعتمِدين ونتيجة الفحص والتجزئة، أي حزمة الأدلة أعلاه مُولَّدة تلقائيًا لا مجمَّعة يدويًا.